טופס עסקי הוא חלק מתהליך: צריך להחליט מה לשאול, לקבל תשובות, לאסוף חתימות כשנדרש ולהעביר את המידע להמשך טיפול. Formalingo מחברת בין יצירת הטופס לבין האיסוף והניתוח שלו. נקודת ההתחלה יכולה להיות תיאור במילים פשוטות או מסמך קיים.
Formalingo היא מוצר של DevShift, שאנחנו בונים ומפעילים. בסיפור המוצר הזה נעבור על תהליך העבודה שלה ועל השאלות שכדאי לבדוק כשמתכננים איסוף מידע וחתימות בתוך מוצר עסקי.
מה רוצים לאסוף, ומאיזה מקור מתחילים?
התהליך מתחיל בתיאור הטופס או בהעלאת קובץ DOCX, PDF או CSV. לאחר מכן ה-AI מייצר סוגי שאלות, בדיקות תקינות, חלוקה למקטעים ולוגיקה מותנית. כך יש קשר בין החומר שממנו מתחילים לבין המבנה שהנמען אמור למלא.
עבור צוות שבוחן שימוש במוצר, כדאי להביא להדגמה חומר שמייצג את העבודה שלו: תיאור של מידע שצריך לאסוף או מסמך מהסוג שכבר נמצא בתהליך. המטרה היא לבדוק אם השאלות שנוצרו מתאימות לצורך העסקי. עצם קיומו של שדה אינו מעיד שהמשמעות שלו נכונה, ולכן כדאי לבדוק ניסוח, סוג תשובה, חובה למלא והתלות בשאלות אחרות.
מבנה הטופס הוא חלק מההחלטה העסקית
Formalingo תומכת בוולידציה ובלוגיקה מותנית. בדיקת תקינות קובעת אילו תשובות הטופס יקבל; לוגיקה מותנית משנה את המסלול לפי תשובות קודמות. חלוקה למקטעים מסדרת את רצף המילוי. שלושת החלקים האלה משפיעים על המידע שיגיע בסופו של דבר לצוות.
בהערכת מערכת, אפשר לעבור על כמה מסלולי מילוי ולברר מה נשאל בכל אחד מהם. למשל, אם לצוות יש שאלות שרלוונטיות רק לחלק מהנמענים, כדאי לבדוק את המסלול שבו הן נדרשות וגם את המסלול שבו הן אינן רלוונטיות. כדאי לבדוק גם תשובה חסרה או ערך בפורמט שגוי, ולראות אם ההנחיה לנמען ברורה.
משליחת הקישור למעקב אחר חתימות
לאחר בניית הטופס, התהליך כולל קישור לכל נמען, איסוף תשובות וחתימות מרובות ומעקב אחר פתיחה וחתימה. לכל אירוע יש משמעות משלו: אפשר לראות התקדמות, להבין מי עדיין צריך לפעול ולהגדיר איזה מצב נחוץ לצוות כדי להמשיך.
בבדיקת התאמה לתהליך קיים, כדאי למפות מי מוסר מידע, מי חותם ומי צריך לעקוב אחר ההתקדמות. אם יש כמה חותמים, יש לברר מה נחשב להשלמת התהליך מבחינת הארגון. ההגדרה הזאת עוזרת לצוות לתכנן את העבודה שמגיעה אחרי האיסוף ולזהות את המקרים שעדיין ממתינים לטיפול.
האיסוף מסתיים במידע שאפשר לעבוד איתו
Formalingo מציגה אנליטיקה של השלמת טפסים ונקודות נטישה, לצד ייצוא ל-CSV ול-Excel. עבור עסק, השאלה היא איזה מידע דרוש להמשך העבודה ואיך אפשר לבדוק אותו לאחר האיסוף. הורדת קובץ היא שלב בתהליך; צריך גם לדעת מי יקרא אותו ולאיזו משימה.
כדאי לבדוק את מבנה הייצוא מול השדות החשובים לארגון, ולברר אם מי שמטפל בתשובות יכול להבין אותן בהקשר הנכון. נתוני השלמה יכולים לעזור לזהות מקום שכדאי לבדוק בטופס. הם אינם מסבירים מעצמם מדוע נמען הפסיק למלא אותו, ולכן מומלץ להפריד בין מה שנמדד לבין הסבר אפשרי.
המלצות לתכנון החיבור למוצר קיים
Formalingo תומכת ב-REST API עם OpenAPI 3.1, ב-webhooks חתומים ב-HMAC ובהטמעת טפסים בתוך מוצר. אלה אפשרויות חיבור שכדאי לבחון כשאיסוף המידע הוא חלק מתהליך רחב יותר. בשיחת האפיון כדאי לעבור על מערכת היעד ועל הפעולות שצריכות להתבצע בה.
בתכנון חיבור כזה, כדאי להגדיר איזה אירוע ממשיך את התהליך, איזו מערכת מקבלת את התשובות, מי אחראי לטפל בחריגה ואיך בודקים שהמידע שהועבר מתאים לצורך. כדאי להחליט גם איזה מידע נחוץ לשמור ומי צריך להשתמש בו, עוד לפני בחירת דרך החיבור. כך אפשר לבחון את הטופס ואת המשך הטיפול כרצף עבודה אחד.
אפשר להמשיך אל שירות פיתוח המוצר ואל מדריך עלויות פיתוח SaaS כדי למסגר את ההיקף. כאשר נקודת ההתחלה היא כמה מסמכים שצריך להשוות ביניהם, דוגמת בדיקת מסמכי הרכש מציגה את ההבדל בין איסוף שדות לבין בירור סתירה לפני המשך עבודה.
